در این پست در مورد نحوه استفاده و مدیریت وبینار توضیح می دهیم. ویبنارهای گپ و گفت به دو صورت برگزار می شود:

  • با مجری
  • بدون مجری

در گپ و گفت های با مجری، کلیه امور مدیریت وبینار را مجری انجام می دهدو در صورتی که فقط از پلتفرم وبینار استفاده می کنید و از خدمات مجری استفاده نمی کنید، حتمن توضیحات این صفحه را مطالعه کنید.

نکات کلی:

قبل از وبینار:

  1. برای مدیریت بهینه وبینار، حتمن از لب تاب یا کامپیوتر مجهز به دوربین و میکروفون استفاده کنید. استفاده از گوشی موبایل یا تبلت برای مدیریت وبینار توصیه نمی شود. (اگرچه حاضرین می توانند با گوشی موبایل یا تبلت در وبینار حضور داشته باشند)
  2. از WiFi با پهنای باند (سرعت) بالا استفاده کنید. پهنای باند 16 mbps بهتر از 8 mbps و پهنای باند 8 mbps بهتر از 4 mbps و… می باشد.
  3. در صورتی که از اینترنت با پهنای باند بالا استفاده نمی کنید، با حذف اشتراک گذاری دوربین می توانید کیفیت صدای خود برای حاضرین را بیشتر کنید.
  4. سعی کنید حداقل نیم ساعت قبل از شروع وبینار در محیط وبینار حضور داشته باشید تا تغییرات اولیه و آپلود فایل ارائه که مدنظرتان است را اعمال کنید. در صورت بروز مشکل می توانید با پشتیبانی گپ و گفت به شماره 02191015126 تماس بگیرید.
  5. وقتی زودتر به محیط وبینار وارد می شوید از همان اول تصویر و صوت خود را فعال کنید. در مدت قبل از شروع وبینار سعی کنید با حاضرین ارتباط برقرار کنید و سلام و علیکی داشته باشید.

حین وبینار:

  1. در حین وبینار،  سعی کنید آهسته و شمرده صحبت کنید. به دلیل ارتباط اینترنتی، امکان دارد برخی از صحبت های شما شنیده نشود که در صورتی که آهسته و شمرده صحبت کنید، حدس لغات جا افتاده برای مخاطب راحت تر خواهد بود.

بعد از وبینار:

  1. بعد از اتمام وبینار از غیرفعال شدن میکروفون و دوربین خود مطمئن شوید. همچنین، صفحه مرورگر وبینار خود را ببندید تا به طور کامل از محیط وبینار خارج شوید.
  2. تا 20 دقیقه بعد از اتمام وبینار، امکان حضور و ارتباط با حاضرین وجود دارد.

 

ورود و فعال سازی صدا

برای ورود به محیط وبینار “همین حالا” به صورت رایگان می توانید بر روی لینک روبرو کلیک کنید: https://www.gapogoft.org/webinar

بعد از ورود به وبینار، محیطی شبیه تصویر زیر را مشاهده می کنید.

  1. در صورتی که گزینه هدست (سمت راست) انتخاب شود، فقط امکان شنیدن صدای محیط وبینار وجود دارد
  2. در صورتی که گزینه میکروفون (سمت چپ) انتخاب شود، امکان صحبت کردن علاوه بر شنیدن نیز وجود دارد. برای مدیریت محیط وبینار، گزینه میکروفون (سمت چپ) را انتخاب کنید.
    1. بعد از انتخاب میکروفون، صفحه ای باز می شود که مرورگر از شما اجازه به اشتراک گذاری میکروفون رو سوال می کند. بر روی گزینه Allow کلیک کنید (اینکار اجازه فقط برای بار اول انجام می شود)
    2. سپس، تست اکو صدا انجام می شود. در صورتی که صدای خود را در مرحله تست می شنوید، بر روی دکمه سبز رنگ Yes کلیک کنید.

توجه: در حین وبینار، با کلیک بر روی دکمه آبی رنگ به شکل میکروفون در پایین محیط وبینار، می توانید میکروفون خود را Mute یا بی صدا کنید. سپس، با کلیک مجدد بر روی دکمه فوق وضعیت میکروفون را از حالت Mute یا بی صدا خارج کنید.

 

فعال سازی دوربین

برای به اشتراک گذاری دوربین:

  1. ابتدا بر روی دکمه سفید رنگ که عکس دوربین دارد و در پایین صفحه وجود دارد کلیک کنید.
  2. سپس، صفحه ای باز می شود که مرورگر از شما اجازه به اشتراک گذاری دوربین رو سوال می کند. بر روی گزینه Allow کلیک کنید (اینکار اجازه فقط برای بار اول انجام می شود)
  3. سپس صفحه جدید باز می شود که تنظیمات دوربین را از شما می پرسد. در صورتی که از اینترنت با پهنای باند پایین استفاده می کنید، در قسمت Quality یا کیفیت گزینه Low Quality را انتخاب کنید.
  4. بر روی دکمه Start Sharing یا آغاز اشتراک گذاری کلیک کنید.

مدیریت کاربران

نکاتی در مورد حاضرین:

  1. لیست حاضرین در سمت چپ نمایش داده می شود.
  2. امکان ورود به محیط وبینار به دو صورت دارد: کاربر مدیر و کاربر عادی. کاربر مدیر امکان آپلود فایل ارائه و مدیریت کاربران را دارد. برای ورود به عنوان کاربر مدیر، کدی در اختیار شما قرار می گیرد که در هنگام ورود می بایست وارد کنید تا به عنوان مدیر وارد شوید. کادر کاربرانی که به عنوان Moderator یا مدیر هستند، به شکل مربع می باشد و کادر کاربرانی که عادی هستند به شکل دایره می باشد.
    • برای تغییر وضعیت کاربر عادی به مدیر، بر روی نام وی در لیست کاربران کلیک کنید و گزینه Promote to Moderator یا ارتقا نقش به مدیر را انتخاب کنید.
  3. در هر لحظه فقط یک نفر می تواند کنترل صفحه Presentation یا ارائه را داشته باشد که به آن شخص Presenter یا  ارائه دهنده گفته می شود. Presenter می تواند فایل پاورپوینت را آپلود کند و از امکانات Whiteboard یا تخته سیاه استفاده کند. کاربر Presenter در لیست کاربران با نشانگری شبیه مانیتور در بالای آیکون کاربر سمت چپ نمایش داده می شود. برای به دست گرفتن امکان ارائه بر روی نام خود در لیست کاربران کلیک کنید و گزینه Take Presenter یا گرفتن نقش ارائه دهنده را انتخاب کنید. همچنین می توانید بر روی دکمه “+” در پایین صفحه کلیک کنید و گزینه Take Presenter را انتخاب کنید.
  4. کاربران امکان به اشتراگ گذاری دوربین، میکروفون، ارسال پیام خصوصی به دیگر کاربران را دارند. اگرچه می توان این امکانات را برای آنها غیرفعال نیز کرد. برای غیرفعال کردن هر کدام از این امکانات بر روی دکمه ای که شبیه چرخ دنده است و در بالای لیست حاضرین، روبروی کلمه Users یا کاربران است کلیک کنید. سپس گزینه Lock Viewers یا قفل کردن کاربران را انتخاب کنید. همانطور که در صفحه جدید نشان داده شده است، به صورت پیش فرض، کاربران کلیه امکانات فوق را دارند که وضعیت آنها به صورت Unlocked یا رفع بلاک در روبروی امکان مورد نظر نشان داده شده است.
    • برای غیرفعال کردن امکان اشتراک گذاری دوربین توسط کاربران، گزینه Share Webcam یا اشتراک گذاری دوربین را به Locked یا ققل شده تغییر دهید.
    • برای غیرفعال کردن امکان به اشتراک گذاری میکروفون توسط کاربران، گزینه Share Microphone یا اشتراگ گذاری میکروفون را به Locked یا ققل شده تغییر دهید.
    • برای غیرفعال کردن امکان ارسال پیام خصوصی بین کاربران، گزینه Send Private Chat Messages یا ارسال پیام خصوصی را به Locked یا قفل شده تغییر دهید.
      • توجه داشته باشید که در صورت غیرفعال کردن هر کدام از موارد بالا برای کاربران، در قسمت پایین نام کاربر در لیست کاربران جمله: Locked یا قفل شده ثبت می شود. این جمله نشانگر آن است که کاربر از همه امکانات وبینار غیر از مواردی که شما درخواست کردید می تواند استفاده کند. در صورتی که می خواهید کاربر خاصی را از این مورد استثنا کنید، بر روی نام کاربر در لیست کاربران کلیک کنید و گزینه Unlock یا بازکردن را برای آن کاربر انتخاب کنید.
  5. در صورتی که کاربران امکان اشتراک گذاری میکروفون را داشته باشند، ممکن است در حین صحبت های مدرس یا دیگر حاضرین، صدای مزاحم ارسال شود. برای حذف صدا می توان:
    1. امکان به اشتراک گذاری میکروفون برای کلیه کاربران را غیرفعال کرد. و یا:
    2. بر روی نام شخص که در بالای قسمت ارائه ظاهر می شود یک بار کلیک کرد تا میکروفون وی Mute شود.
  6. در صورتی که کاربری دوربین خود را به اشتراک گذاشته بود و می خواهید آن را قطع کنید می توان:
    • امکان به اشتراک گذاری دوربین را برای کلیه کاربران را غیرفعال کرد. و یا:
    • بر روی نام شخص در لیست کاربران در کادر سمت چپ کلیک کنید و گزینه Remove User یا حذف کاربر را انتخاب کنید.
  7. وضعیت صوتی کاربران در دایره ای که در پایین آیکون نام کاربر در لیست کاربران وجود دارد نشان داده می شود. این وضعیت یکی از چهار حالت زیر می تواند باشد:
    1. اگر میکروفون سبز بود، یعنی صدا فعال است؛
    2. اگر میکروفون قرمز بود، یعنی صدا غیرفعال است؛
    3. اگر علامت هدست بود، کاربر فقط شنونده است؛
    4. اگر فقط یک دایره سفید بود، میکروفون کاربر هنوز تعریف و فعال نشده. برای تعریف میکروفون نیاز به خروج از وبینار نیست و برای تعریف میکروفن، بر روی دکمه آبی رنگ گوشی در پایین صفحه کلیک شود.

نحوه آپلود کردن فایل ارائه یا پاورپوینت

اگرچه امکان آپلود قایل پاورپوینت وجود دارد، برای جلوگیری از مشکلات فونت برای دیگر کاربران بهتر است فایل پاورپوینت خود را به صورت PDF از نرم افزار Microsoft PowerPoint خروجی بگیرید. برای آپلود فایل  PDF به ترتیب زیر عمل کنید:

  1. بر روی گزینه “+” در پایین صفحه کلیک کنید
  2. گزینه Upload a Presentation یا بارگزاری فایل ارائه را انتخاب کنید. (در صورتی که Moderator یا ادمین نباشید، ابتدا Take Presenter  یا گرفتن نقش ارائه دهنده را انتخاب کنید و سپس مجدد بر روی گزینه “+” کلیک کنید)
  3. در صفحه جدید که باز می شود، در قسمت Drag files here to upload or browse for files یا فایل های خود را برای آپلود کشیده  و در اینجا رها کنید، کلیک کنید و فایل خود را از کامیپوتر انتخاب کنید.
  4. سپس بر روی دکمه upload یا تایید کلیک کنید. (توجه داشته باشید در صورتی که بر روی دکمه upload کلیک نکنید، فایلی آپلود نمی شود. )
  5. بعد از کلیک بر روی دکمه upload، فایل به سرور ارسال می شود و به محیط وبینار باز می گردید. و فایل آپلود شده را مشاهده می کنید.
  6. با کلیک بر روی نشانگر چپ و راست در پایین قسمت ارائه می توانید به اسلایدهای قبلی و بعدی مراجعه کنید.

استفاده از Whiteboard

برای استفاده از Whiteboard یا تخته سیاه می توانید از امکاناتی که در کادر سمت راست محیط ارائه آمده است استفاده کنید.

تغییر زبان محیط وبینار به فارسی

برای تغییر زبان محیط به فارسی، بر روی دکمه سه نقطه در بالای صفحه سمت راست، کلیک کنید و گزینه Setting را انتخاب کنید. سپس در صفحه ای که باز می شود، در قسمت Application Language گزینه “فارسی” را انتخاب کنید. سپس بر روی دکمه Save کلیک کنید. تغییر زبان فقط برای کامیپوتر شما اتفاق می افتد، و زبان وبینار حاضرین به صورت پیش فرض انگلیسی می باشد.

 

ضبط صوتی وبینار

امکان ضبط صوتی وبینار وجود دارد. برای اینکار بر روی دکمه Recording در بالای محیط ارائه کلیک کنید. فایل صوتی بعد از اتمام وبینار برای مدرس ارسال می شود. برای ضبط محیط وبینار که در آن ویدئو، محیط چت و صدا با هم انجام شود می توانید از نرم افزارهای ضبط دسکتاپ مانند CAMTASIA و.. استفاده کنید.